Směrnice rektorky UP č. B3-4/2001

Zásady vedení agendy spjaté se studiem v prostředí informačního systému STAG na Univerzitě Palackého v Olomouci

I. Úvodní ustanovení

V souladu s ustanovením Studijního a zkušebního řádu UP o evidenci osobní studijní agendy studentů UP v y d á v á m tuto směrnici, která stanoví zásady vedení studijní agendy na UP v prostředí informačního systému STAG.

Nahoru    Zpět

II. Informační databázový systém STAG

1. Systém STAG je základní databázová podpora při realizaci studia na UP. Disponuje těmito uživatelskými funkcemi:

• kompletní evidence osobních dat studenta,
• zadání a editace anotace předmětu s vazbou na předměty podmiňující, vylučující,
• zadání a editace studijních oborů včetně vazby na aprobace,
• kombinace studijních oborů (aprobací),
• zadání a editace studijních plánů a jejich segmentů,
• zadání a editace rozvrhu výuky včetně kontrol kolizí,
• zápis a předzápis studentů,
• zápis výsledků studia,
• vypisování termínů zkoušek a zapisování se na ně,
• organizace přijímacího řízení.

2. Systém je vyvíjen a rozšiřován o další uživatelské funkce a může být kombinován a doplněn, pokud to umožňují jeho technické parametry, o jiné produkty.

Nahoru    Zpět

III. Osobní agenda studentů

1. Vedení osobní studijní agendy studentů zajišťuje na fakultě centrálně studijní oddělení fakulty.

2. S osobními údaji studentů, zejména jejich rodnými čísly, bydlištěm apod., mohou nakládat pracovnice a pracovníci studijních oddělení fakult, eventuálně další pracovníci pověřeni děkanem fakulty. Porušení mlčenlivosti ve vztahu k osobním údajům studenta je považováno za porušení zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a porušení pracovní kázně.

Nahoru    Zpět

VI. Evidence studijních výsledků

1. Evidence studijních výsledků navazuje na osobní evidenci studentů a obsahuje zejména:

• údaje o způsobu a výsledcích kontroly studia za příslušný semestr, či jinou etapu studia,
• datum, kdy kontrola proběhla,
• jméno vyučujícího, který kontrolu provedl,
• další údaje vyplývající z charakteru studijního programu a požadavků fakulty.

2.Veškeré údaje o studijních výsledcích studentů na UP jsou evidovány současně ve:

• studijním katalogu zápočtů, zkoušek a kolokvií jako primární evidence studijních výsledků vedená na katedře (ústavu, klinice) fakulty,
• centrální databázi studijní agendy, jejímž výstupem je zápisový list A s výsledky studia za uplynulý akademický rok,
• výkazu o studiu (indexu) studenta.

3. Primární evidence studijních výsledků studentů za každý předmět je v průběhu akademického roku vedena ve studijním katalogu zápočtů, kolokvií a zkoušek na katedře (ústavu, klinice), která jej garantuje. Za vedení primární evidence studijních výsledků je zodpovědný vedoucí (přednosta) garantující katedry (ústavu, kliniky).

4. Studijní katalogy jsou tištěny v průběhu semestru podle požadavku fakult, zpravidla měsíc po zahájení výuky na základě aktuálních údajů v databázi, a to zvlášť pro každý předmět a pro každý semestr studia. Tisk a distribuci zajišťuje CVT UP ve spolupráci se studijními odděleními fakult, která zajišťují jejich další distribuci katedrám (ústavům, klinikám). Za organizaci distribuce studijních katalogů vyučujícím zodpovídá pracovník katedry ( ústavu, kliniky) pověřený jejím vedoucím (přednostou).

5. Celkové seznamy studentů jsou k dispozici všem uživatelům, u nichž je nainstalována databáze STAG.

6. Při zjištění rozdílů v údajích je rozhodující primární evidenční zápis uvedený ve studijním katalogu.

7. Výsledky kontroly studia včetně neúspěšných pokusů o vykonání zkoušky zapisuje do studijního katalogu vyučující pověřený zkoušením, udílením zápočtů a kolokvií, v případě úspěšného výsledku pak i do výkazu o studiu (indexu) studenta. Studijní katalog předává bezprostředně po posledním zápisu údajů na sekretariát katedry. Údaje ze studijního  katalogu zadává sekretářka katedry, případně jiný k tomu určený pracovník katedry, do centrální databáze studijní agendy.

8. Termíny pro ukládání dat ze studijních  katalogů do centrální databáze v průběhu akademického roku:

• vyučující nejpozději do 15.00 hodin následujícího pracovního dne po provedené kontrole studia (zk., kol., záp.),
• sekretářka do 10 pracovních dnů po obdržení dat od vyučujícího.

Před některým z mezních termínů pak nejpozději do 15 hodin prvního pracovního dne následujícího po mezním termínu.

Studijní katalogy jsou, po proškrtání volných míst a autorizaci příslušným vyučujícím, archivovány administrativní pracovnicí katedry. Vedoucí katedry zabezpečí archivaci všech katalogů po dobu deseti let.

9. Archivaci katalogů studia zrušené katedry na fakultě zajistí děkan fakulty.

10. Na konci zkouškového období daného akademického roku je zpravidla ve 2. týdnu září (viz harmonogram) zablokován CVT UP přístup kateder do databáze studijních výsledků a jsou prováděny počítačové kontroly plnění podmínek studia a tištěny zápisové listy studentů. Tisk a distribuci zápisových listů na studijní oddělení fakult zajišťuje CVT UP.

11. Uzavírání studijních výsledků studenta je spjato s kontrolou shodnosti údajů ve výkazu o studiu (indexu) a studijní databází. Kontrolu provádějí referentky studijních oddělení fakult při zápisu do dalšího akademického roku.

12. Po ukončení zápisů je vytištěn na základě databáze chybový výkaz obsahující seznam všech dodatečně opravených údajů, a to ve dvou vyhotoveních tříděných

• dle katedry garantující předmět,
• akulty, na nichž je student imatrikulován,
• daného předmětu
• a je distribuován na katedru.

Druhé (kontrolní) vyhotovení je tříděno podle

• fakulty studenta, na nichž je imatrikulován,
• katedry garantující předmět,
• předmětu

a je distribuováno na studijní oddělení mateřské fakulty.

13. Tisk a distribuci chybových výkazů na studijní oddělení zajišťuje CVT UP, na katedry (ústavy, kliniky) pak studijní oddělení fakult.

Katedra autorizuje chybové listy podle svých studijních katalogů, vyplní chybový výkaz a do 10 pracovních dnů, resp. podle pokynů děkana či proděkana pro studijní záležitosti fakulty jej předá na studijní oddělení fakulty. Po ukončení chybového řízení se opravený zápisový list zakládá do studijního spisu studenta.

14. Hlášení pohybu studentů (přestupy, přerušení studia aj.) na CVT UP provádí pro potřebu aktualizace údajů v matrice studentů studijní oddělení každý týden.

15. Provádění zápisů či předzápisů je realizováno na základě podmínek jednotlivých fakult UP a navazuje na harmonogram akademického roku UP.

16. Před termínem zápisu či předzápisu zkontrolují správci sítě fakult vhodnost a aktuálnost nastavení programu STAG na učebnách, kde bude předzápis a zápis probíhat.

17. Fakulty mohou po vzájemné dohodě a na základě společného harmonogramu recipročně využívat své fakultní počítačové učebny pro potřeby předzápisů a zápisů.

18. Zápis předmětů může student provést po dohodě se studijním oddělením individuálně z kteréhokoliv místa, kde je naistalován klient STAGu.

Nahoru    Zpět

V. Přechodná ustanovení

Zprovoznění všech standardních funkcí systému STAG na UP pro akademický rok 2001/2002 bude provedeno v zahajovacím pracovním cyklu IS STAG podle následujícího harmonogramu:

Nahoru    Zpět

VI. Závěrečná ustanovení

1. Za organizaci a kontrolu realizace této směrnice odpovídají děkani fakult, prorektor UP pro studijní a pedagogické záležitosti a ředitel CVT UP.
2. Tato směrnice nabývá platnosti a účinnosti dnem vydání.

V Olomouci dne 9. 4. 2001

Prof. MUDr. PhDr. Jana Mačáková, CSc.
rektorka UP

Nahoru    Zpět