|
|
Směrnice rektorky UP č. B3-8/2000
|
Obsah: |
2. Zadání zakázky prostřednictvím obch. veřejné soutěže
3. Povinnosti zadavatele v námitkovém řízení |
|
Přílohy: |
1. Vypsání obchodní veřejné soutěže |
|
Zpracoval: |
JUDr. Ludvík Antonů |
|
Platnost od: |
dne vydání |
|
Rozdělovník: |
rektor, prorektoři, kancléř, kvestor |
Od 1. června 2000 je v účinnosti zákon č. 199/1994 Sb., o zadávání veřejných zakázek ve znění jeho poslední novely, tj. zák. č. 28/2000 Sb (dále jen zákona). Poslední citovaná novela a současně též zánik právní subjektivity fakult UP si vyžádaly novou vnitřní úpravu realizace veřejných zakázek.
Novela zákona o zadávání veřejných zakázek, jež je shora citována, značně pozměnila povinnosti zadávajícího subjektu, včetně limitních částek zakázek, u kterých je nutno postupovat podle daného zákona. Rovněž zánik právní subjektivity fakult výrazně změnil kompetence při zadávání veřejných zakázek. Tato směrnice je interní pomocí zaměstnancům UP na všech stupních řízení při provádění předmětného zákona, avšak nezbavuje je povinnosti jej znát a řídit se jím.
Zadavatelem veřejné zakázky je právnická osoba zřízená zvláštním zákonem, která v souladu s rozpočtovými pravidly hospodaří s prostředky státního rozpočtu. Ve smyslu citovaného ustanovení je tedy zadavatelem výhradně Univerzita Palackého v Olomouci (dále jen UP), ale již nikoliv její organizační jednotky.
Zadávat veřejné zakázky jménem UP, ať vyhlášením veřejné soutěže, či jiným způsobem uvedeným v zákoně je oprávněn ve všech případech rektor a v jeho nepřítomnosti statutární zástupce rektora. Vyhlásit veřejnou soutěž není oprávněna žádná jiná osoba, kromě osob uvedených v předchozí větě. Kvestor, děkani fakult a ředitelé univerzitních zařízení jsou oprávněni zadávat veřejné zakázky dle § 49a a 49b tj. u veřejných zakázek malého rozsahu, kde výše budoucího peněžitého závazku bez DPH nepřekročí limity v těchto ustanoveních zákona uvedené a dle § 50 za podmínek stanovených v bodě 1.3.2.4. Vedoucí zaměstnanci uvedení v předchozí větě jsou povinni za každý kalendářní měsíc předložit rektorovi UP seznam a rozsah veřejných zakázek, jež realizovali v rámci uvedené kompetence, a to vždy do 10. dne následujícího kalendářního měsíce. Kvestor, děkani fakult a ředitelé univerzitních zařízení nejsou oprávněni zmocnit jiného jim podřízeného zaměstnance k zadání veřejné zakázky, k němuž jsou oprávněni.
Peněžitý závazek, podle jehož výše se určuje způsob zadávání veřejných zakázek, se posuzuje podle celkové výše ceny bez DPH. Je-li plnění rozvrženo do několika samostatných smluv, posuzuje se výše peněžitého závazku podle součtu plnění v daném rozpočtovém roce. U smluv uzavřených na neurčitou dobu je peněžitým závazkem součet plnění za 4 roky trvání smlouvy. U smluv na dobu určitou je rozhodující výše peněžitého závazku, která vznikne zadavateli za celou dobu trvání smlouvy, včetně zbytkové hodnoty.
1.3.1. Obchodní veřejná soutěž
Zadávání zakázek formou vypsání obchodní veřejné soutěže (dále jen "VS") je povinné vždy (kromě výjimek uvedených v zákoně), pokud se UP rozhodla realizovat smlouvu na:
a) nemovitost nebo soubor strojů v hodnotě vyšší než 20 miliónů Kč bez DPH, nebo
b) movitost nebo nájem převyšující hodnotu 5 miliónů Kč bez DPH.
1.3.2. Jiné způsoby zadání veřejných zakázek
V případech menší finanční náročnosti dovoluje zákon zajištění kontraktu jednoduššími způsoby, než je VS. Těmito způsoby jsou: výzva více zájemcům o veřejnou zakázku k podání nabídky (§ 49), zjednodušené zadání zakázky (§ 49a), veřejné zakázky malého rozsahu - přímé zadání zakázky (§ 49b) a výzva jednomu zájemci k podání nabídky (§ 50). V případech zadání podle § 49a a 49b se nevyžaduje postup podle § 2a-2h zákona (kvalifikace, kvalifikační předpoklady, variantní řešení a zadávací dokumentace) a dále podle § 67 (stanovení výše peněžitého závazku).
1.3.2.1. Výzva více zájemcům (§ 49)
Zadavatel může uzavřít smlouvu na podkladě písemné výzvy učiněné nejméně 5 zájemcům, pokud budoucí závazek nepřesáhne bez DPH u nemovitostí a souboru strojů Kč 2.500.000,-- a v ostatních případech Kč 1.000.000,--. U těchto částek je přípustná i výzva třem zájemcům, pokud se jedná o případy:
Jde-li o specializovanou veřejnou zakázku, musí zadavatel učinit výzvu všem zájemcům, kteří poskytují plnění specializované zakázky v ČR. Výzvu je zadavatel povinen zveřejnit na centrální adrese.
Ve výzvě si zadavatel vyžádá doložení kvalifikačních předpokladů (§ 2b), vymezí plnění zakázky, stanoví kritéria hodnocení nabídek a lhůtu po kterou jsou uchazeči vázáni svými nabídkami. Lhůta pro podání nabídek nesmí být kratší než 14 dnů, pokud vláda dle § 49 ost. 2 písm. a) nestanoví jinak. Neprokáže-li uchazeč některý kvalifikační požadavek nebo nesplní-li další požadavky stanovené zadavatelem, musí být vyloučen z další účasti. Výběr nejvhodnější nabídky oznamuje zadavatel povinně všem uchazečům. Zákon zakazuje vyzývat k podávání nabídek opakovaně stejný okruh zájemců, jestliže tento postup není odůvodněn charakterem zakázky. Stejně jako u VS je i zde zadavatel povinen vybrat nejvhodnější nabídku.
1.3.2.2. Zjednodušené zadání (§ 49a)
Pokud je cena zakázky bez DPH vyšší než Kč 500.000,--, ale nižší než Kč 2.500.000,-- u nemovitostí a 500.000,-- v ostatních případech, nemusí zadavatel vypisovat VS, ale je povinen si vyžádat nabídky od minimálně 3 zájemců, pokud je již nemá k dispozici. Ve výzvě musí stanovit požadavek na zpracování nabídkové ceny podle místa plnění veřejné zakázky, dobu plnění a další podmínky plnění veřejné zakázky. Výzvu musí zadavatel doložit písemným záznamem (nejlépe kopiemi doporučených dopisů s doručenkami). Zadavatel je povinen zveřejnit na centrální adrese text výzvy k podání nabídky, a to i v případě, že má již k dispozici nabídku od 3 zájemců.
1.3.2.3. Veřejné zakázky malého rozsahu (§ 49b)
U veřejných zakázek do výše Kč 500.000,-- bez DPH může zadavatel rozhodnout o přímém zadání veřejné zakázky za cenu obvyklou v místě plnění. Při tomto postupu je povinen využít veškeré informace o trhu a cenách ve prospěch zadavatele.
1.3.2.4. Výzva jednomu zájemci (§ 50)
V tomto případě zašle zadavatel jednomu zájemci písemnou výzvu k podání nabídky. Je to výjimečný postup a připouští se v případě naléhavé potřeby (ohrožení života, havárie, přírodní katastrofa), specializované zakázky, jejíž plnění poskytuje jediný zájemce, dodatečné nebo opakované zakázky z důvodu standardizace nebo slučitelnosti předmětu zakázky (pokud nepřekročí 50 % ceny původní zakázky a výzva je učiněna do 12 měsíců od splnění veřejné zakázky), částečné obnovy, rozšíření a úpravy předmětu zakázky, nebo mohlo-li by zveřejnění podmínek soutěže ohrozit ochranu utajovaných skutečností, obranu a bezpečnost státu a plnění do státních hmotných rezerv a nákup ze státních hmotných rezerv s výjimkou naléhavé potřeby, jak je uvedeno shora. K zadání veřejné zakázky dle § 50 je nutný předchozí souhlas rektora UP po vyjádření kvestora.
Oprávněná osoba (viz bod 1.1) zajistí uveřejnění textu o vyhlášení VS povinně nejprve v Obchodním věstníku a na centrální adrese (viz zák. č. 168/2000 Sb.), teprve potom může fakultativně učinit vyhlášení i v jiných tiskovinách nebo periodikách.
Text vyhlášení musí obsahovat tyto základní náležitosti (vzor je přílohou č. 1 této směrnice):
Kromě první odrážky prokazuje při podání nabídky uchazeč dané skutečnosti čestným prohlášením. U čestného prohlášení o beztrestnosti je nutnou podmínkou, aby bylo učiněno všemi členy statutárního orgánu uchazeče (tedy u akciové společnosti celého představenstva, u společnosti s ručením omezeným všech jednatelů, u vedoucího organizační složky zapsané v obchodním rejstříku atp.). Ve fázi uzavírání smlouvy je k prokázání nutný výpis z obchodního rejstříku ne starší 90 dnů a výpis z rejstříku trestů ne starší 6 měsíců a v případě nedoplatků na pojistném, včetně příspěvku na státní politiku zaměstnanosti, potvrzením příslušného orgánu ne starším 6 měsíců (originály nebo ověřené stejnopisy). Uchazeč může předložit variantní nabídku pokud zadavatel výhradně toto nevyloučil, aniž tím poruší podmínky zadání.
Neprokáže-li uchazeč některý ze stanovených kvalifikačních předpokladů nebo nesdělí do 14 dnů zadavateli v těchto údajích nastalé změny, musí ho zadavatel z další účasti ve VS vyloučit. Toto rozhodnutí dotčenému uchazeči neprodleně písemně sdělí. Veškeré kontakty s uchazeči z důvodu právní jistoty se vedou písemně, zpravidla i doporučeně na doručenku.
Existují dva druhy veřejné soutěže, tj. soutěž jednostupňová a dvoustupňová. Dvoustupňová VS se uplatňuje zejména u rozsáhlých a technicky náročných veřejných zakázek a variantního řešení zakázky. První stupeň spočívá v jednání zadavatele se zájemci a v předání předběžných nabídek. Zde je popsán základní postup, tj. postup při zadávání zakázek vyhlášením VS v jednostupňové formě.
Zadavatel je povinen zabezpečit, aby doručené obálky do VS byly označeny pořadovým číslem, datem a hodinou doručení a zapsány těmito údaji do seznamu nabídek. Při osobním doručení musí uchazeč obdržet potvrzení o doručení se shora uvedenými údaji. O těchto povinnostech je nutno v našich podmínkách poučit pracovnici podatelny a připravit jí formulář pro zapisování nabídek a formulář potvrzení o osobní doručení (vzory formulářů viz přílohy tohoto návodu).
Nabídky doručené jiným způsobem nesmí zadavatel přijmout. Dojde-li v důsledku špatného označení obálky k jejímu otevření, nesmí tuto nabídku zadavatel zahrnout do soutěže a vrátí ji uchazeči.
Otevírání obálek:
V den, hodinu a na místě určeném ve vyhlášení VS probíhá otevírání obálek s nabídkami. Minimálně tříčlennou komisi (jejím členům zákon nestanoví odborné předpoklady) pro otevírání obálek jmenuje osoba oprávněná k vyhlášení VS písemně. Kromě pověřených zaměstnanců se otevírání obálek mohou zúčastnit uchazeči, jejichž nabídky byly řádně doručeny v soutěžní lhůtě, zástupci orgánu dohledu, MF ČR a orgánu, z jehož rozpočtu se zčásti nebo zcela hradí zakázka, není-li totožná se zadavatelem. Všichni účastníci se zapisují do prezenční listiny, která bude přiložena k protokolu o otevírání obálek, jejž sepisuje komise (dále se přikládá i seznam doručených nabídek).
Komise otevírá obálky dle pořadového čísla a kontroluje splnění podmínek stanovených ve vyhlášení soutěže. K tomuto účelu poslouží předem připravená tabulka, v níž se splnění jednotlivých požadavků zaznačí (vzor je přílohou této směrnice). Není-li nabídka úplná, komise ji vyřadí z dalšího posuzování a hodnocení. Vyřazení se neprodleně oznámí uchazeči, který je tímto vyloučen z účasti v této VS. Zákon v § 29 podrobně upravuje, které údaje při otevírání obálek lze sdělit přítomným uchazečům. Nepřítomným uchazečům tyto sdělené údaje na jejich žádost oznamuje písemně.
Protokol o otevírání obálek obsahuje postup otevírání a údaje, které byly sděleny účastníkům a po kontrole úplnosti údaj, zda nabídka vyhověla či ne a z jakého důvodu. Před otevřením další obálky se příslušná část protokolu přečte. V závěru komise uvede počet nabídek, které byly doručeny po uplynutí soutěžní lhůty, a časové údaje o jejich doručení.
Protokol podepisují členové komise a v případě zájmu přítomní uchazeči. Protokol se nezveřejňuje. Přikládá se k seznamu nabídek (vzor protokolu je přílohou této směrnice).
Hodnocení nabídek:
Složení, počet členů komise pro posouzení a hodnocení nabídek (dále KPHN) a právo tuto komisi jmenovat je diferencováno podle výše budoucího peněžitého závazku. Podrobnosti stanoví § 31 zákona. Z účasti v KPHN jsou vyloučeny osoby podjaté (§ 32 zákona) - o své nepodjatosti musí členové KPHN a náhradníci učinit písemné čestné prohlášení zadavateli ještě před zahájením činnosti KPHN, v průběhu VS musí i pochybnost o své podjatosti sdělit bezodkladně zadavateli a do jeho rozhodnutí se nesmí účastnit činnosti KPHN. Předseda KPHN vyzve k činnosti náhradníka.
KPHN si při svém prvním jednání zvolí ze svého středu předsedu a místopředsedu. KPHN je schopna se úsnášet, je-li řádně písemně a včas pozván každý její člen a přítomny jsou dvě třetiny členů, včetně náhradníků za nepřítomné členy. Nemůže-li se člen zúčastnit, včas to oznámí předsedovi KPHN, který zajistí náhradu. Členové KPHN mají právo v zápisu o jednání odůvodnit svůj odchylný názor proti názoru většiny. Členové i náhradníci KPHN jsou povinni zachovávat mlčenlivost o všech skutečnostech, které se dozvěděli při výkonu své funkce.
KPHN zahájí svou činnost tím, že převezme od komise pro otevírání obálek nabídky, které splnily podmínky soutěže z hlediska úplnosti. KPHN při své činnosti může využít přizvaných odborníků, i ti jsou vázáni mlčenlivostí. KPHN může navrhnout zadavateli vyřazení nabídek, které nevyhoví obsahovým podmínkám soutěže nebo postup uchazeče je v rozporu se zásadami hospodářské soutěže. Rozhodnutí přísluší zadavateli, který je také bezodkladně sdělí dotčenému uchazeči i s uvedením důvodů. I tyto nabídky zůstávají stále součástí dokumentace k VS. Jsou-li po posouzení vyloučeny všechny nabídky, zadavatel soutěž zruší.
Zbylé nabídky hodnotí KPHN podle zveřejněného způsobu hodnocení a sestaví pořadí uchazečů.
Obsahuje-li nabídka mimořádně nízkou cenu odlišující se od ostatních nabídek, je zadavatel povinen vyžádat si písemné zdůvodnění od uchazeče a stanovit mu na to lhůtu ne kratší než 7 dnů od doručení výzvy. KPHN vezme zdůvodnění v úvahu pouze tehdy, pokud shledá příčiny pro mimořádně nízkou cenu jako objektivní, např. z důvodu originality nebo objevnosti řešení. Nepředložení zdůvodnění ve lhůtě má za následek obligatorní vyloučení uchazeče z VS - zadavatel mu to neprodleně oznámí dopisem na doručenku.
KPHN vedle zápisu o jednání pořizuje zprávu o posouzení a hodnocení nabídek. Tato zpráva obsahuje (§ 37 zákona): složení komise, přehled nabídek a uchazečů, výsledek posouzení, závěry přizvaných odborníků, seznam nabídek navržených k vyřazení, seznam hodnocených nabídek a stručný popis jejich hodnocení s jeho výsledkem, pořadí nabídek podle výsledku hodnocení. Zprávu podepisují všichni členové KPHN a předají ji s veškerou dosavadní dokumentací zadavateli. Jednání KPHN nejsou přítomni uchazeči. Po předání zprávy KPHN zadavateli však do ní smí nahlížet.
Rozhodnutí zadavatele:
Zadavatel prostřednictvím osoby oprávněné (bod 1.1) je povinen rozhodnout o výběru nejvhodnější nabídky, pokud si nevyhradil právo odmítnout všechny předložené nabídky. Nejvhodnější nabídkou je ta, jež nejlépe splňuje vyhlášená kritéria VS. Zadavatel nemusí rozhodnout podle návrhu KPHN, ale své rozdílné rozhodnutí je povinen písemně zdůvodnit. Vybraného uchazeče vyzve k předložení dokladů osvědčujících kvalifikaci. Nesplní-li uchazeč tuto povinnost do 3 dnů před podpisem smlouvy, musí ho zadavatel vyloučit a vyzvat dalšího v pořadí, nejvýše však třetího.
V zadávací lhůtě je zadavatel povinen uvědomit všechny účastníky, kteří nebyli vyloučeni, o vybraném uchazeči a uchazečích umístěných na druhém a třetím místě (uvede obchodní jméno, sídlo, ev. bydliště a místo podnikání prvních tří uchazečů). V oznámení je povinen též poučit uchazeče o možnosti podat námitky.Na žádost uchazeče je zadavatel povinen vrátit mu do 14 dnů od skončení zadávací lhůty vzorky a ukázky, pokud o vrácení uchazeč požádal nejpozději do dvou měsíců po uplynutí zadávací lhůty.
Uzavření smlouvy:
S uchazečem, jehož nabídka byla vybrána jako nejvhodnější, je zadavatel povinen uzavřít smlouvu do 30 dnů od uplynutí zadávací lhůty. Současně se takto prodlužuje zadávací lhůta i uchazečům na 2. a 3. pořadí. Ve smlouvě musí být stanoveno, že nabídková cena je nejvyšší přípustná a nesmí být překročena. Zadavatel nesmí uzavřít smlouvu před uplynutím lhůty pro podání námitek proti rozhodnutí zadavatele o výběru nejvhodnější nabídky. Odmítne-li vybraný uchazeč uzavření smlouvy nebo nepředloží ve lhůtě stanovené doklady (výpis z OR a RT), je zadavatel povinen neprodleně k uzavření vyzvat uchazeče ve 2. pořadí. Zadávací lhůta se mu prodlužuje o 30 dní od vyzvání zadavatele. Takto zadavatel vyrozumí i uchazeče na 3. místě. Je-li zmařen kontrakt i s uchazečem ve 2. pořadí, musí být bezodkladně vyzván uchazeč v pořadí třetí. Zadávací lhůta se i jemu prodlužuje o 30 dní od vyzvání zadavatele. Po uplynutí prodloužené zadávací lhůty zaniká povinnost zadavatele uzavřít s vybraným uchazečem smlouvu.
Uchazeč má zákonné právo proti jednotlivým úkonům zadavatele v průběhu VS a při zadání podat námitky. Jsou-li podány námitky, nesmí zadavatel zrušit zadání veřejné zakázky ani činit další úkony k dokončení soutěže. Zákon v § 54 vyjmenovává rozhodnutí, proti nimž námitky nejsou přípustné. Je nutné, aby zadavatel ve svých rozhodnutích zasílaných uchazečům uvedl poučení o možnosti podání námitek. Statutární orgán zadavatele přezkoumá ve lhůtě do 10 dnů od doručení oprávněnost podaných námitek, rozhodne o nápravě, zjistí-li porušení zákona ze strany zadavatele. O těchto úkonech uvědomí neprodleně uchazeče, který námitky podal. Pokud námitkám nevyhoví, uvědomí o tom uchazeče a zároveň ho poučí o možnosti podat do 10 dnů návrh na zahájení řízení o přezkoumání rozhodnutí zadavatele u orgánu dohledu (je jím Úřad pro ochranu hospodářské soutěže v Brně). Skutečnost, že byly podány námitky, je zadavatel povinen oznámit všem uchazečům spolu s upozorněním na prodloužení zadávací lhůty až do vyřízení námitek.
V řízení o přezkoumání úkonu zadavatele orgánem dohledu zadavatel do 7 dnů od obdržení návrhu zašle orgánu dohledu veškerou dokumentaci a své stanovisko k návrhu na přezkum. Zadavatel rovněž musí informovat ostatní uchazeče a ti z tohoto důvodu mohou do 7 dnů od obdržení oznámení od soutěže odstoupit. Zadavatel je povinen do 7 dnů od obdržení jejich rozhodnutí uvolnit jistotu (netýká se to uchazeče, který námitku podal, neboť je mu uvolňována jistota do 7 dnů po uzavření smlouvy - viz § 25 zákona).
Zadavatel má zejména povinnost vypsat správným způsobem veřejnou soutěž nebo výzvu, jmenovat příslušné komise, vyloučit podjatého člena komise a dále vyloučit uchazeče vždy, když to zákon stanoví (viz komentář shora). Zadavatel nesmí přijmout nabídku v nesprávně označené nebo otevřené obálce (§ 9), musí na žádost uchazeče vrátit vzory a ukázky, rozhodnout o námitkách, do 10 dnů od doručení návrhu na zahájení řízení u orgánu dohledu zaslat dokumentaci o zadání veřejné zakázky a své stanovisko Úřadu pro ochranu hospodářské soutěže, informovat ostatní uchazeče o podání námitek a zahájení řízení u orgánu dohledu, splnit jeho rozhodnutí a zaplatit případnou pokutu, do 15 dnů od uzavření smlouvy zaslat orgánu dohledu evidenční list (je přílohou zákona), do 30 dnů od uzavření smlouvy na základě veřejné obchodní soutěže uveřejnit v Obchodním věstníku a na centrální adrese vybraného uchazeče, nabídkovou cenu nebo případ, že soutěž byla zrušena, dokumentaci k veřejným zakázkám archivovat 5 let, povinně zrušit veřejnou obchodní soutěž, pokud nedojde k uzavření smlouvy se žádným z uchazečů na 1. - 3. místě, nebo pokud pominuly důvody pro pokračování soutěže v důsledku podstatné změny okolností dle § 66 písm. b) nebo o tom rozhodl orgán dohledu.
Zadavatel je rovněž povinen vést veškerý styk se zájemci a uchazeči písemně. Při doručování rozhodnutí zadavatele v případech, kde tak stanoví zákon, se doručuje doporučeně na doručenku. Pokud se jedná telefonicky nebo faxem, je třeba tyto úkony do 3 dnů písemně potvrdit.
5.1. V případě jakýchkoli pochybností při výkladu zákona a této směrnice při realizaci veřejných zakázek určuji právní oddělení UP jako konzultační místo.
5.2. Tato směrnice se vztahuje na činnost všech organizačních jednotek UP při zadávání veřejných zakázek hrazených z prostředků, které jsou vázány na státní rozpočet.
5.3. Touto směrnicí ruším směrnici rektora UP č. 1/98 ze dne 9. 1. 1998.
5.4. Tato směrnice nabývá platnosti a účinnosti dnem jejího vydání.
V Olomouci dne 20. října 2000
Prof.MUDr.et PhDr. Jana Mačáková,CSc.
rektorka UP
Přílohy: č. 1-15 (ve formátech "*.rtf" a "*.602")