SMĚRNICE REKTORA UP č. B3-2/2000
Vyřizování stížností, oznámení, podnětů a peticí a zabezpečení jejich ústřední evidence na UP
Článek I
Úvodní ustanovení
1) Tato směrnice se vydává za účelem zajištění správného postupu při vyřizování stížností, oznámení, podnětů a peticí došlých na Univerzitu Palackého v Olomouci, včetně fakult UP, pracovišť UP a účelových zařízení UP ( dále jen "fakult a zařízení" ) a vedení jejich ústřední evidence. Vyřizování stížností, oznámení a podnětů upravuje platná vládní vyhláška č. 150/1958 Ú.l. ze dne 1.10. 1958, o vyřizování stížností, oznámení a podnětů pracujících ( dále jen "Vyhláška" ). Vedení ústřední evidence je uloženo ustanovením § 2 odst. 1 této Vyhlášky.
2) Závazný postup a lhůty pro vyřizování stížností detailně upravuje výše citovaná Vyhláška.
3) Vyřizování peticí upravuje zákon o právu petičním č. 85/1990 Sb. ze dne 27.3. 1990 ( dále jen "Zákon" ). Postup pro podání a vyřízení peticí je uložen v ustanoveních § 4 a § 5 tohoto Zákona.
Článek II
Vymezení základních pojmů
1) Za stížnost je nutno považovat takové podání, kterým se občan nebo zaměstnanec domáhá ochrany svého práva nebo oprávněného zájmu a kritizuje postup toho, kdo podle jeho názoru toto právo nebo zájem ohrozil nebo porušil. Stížnost je také projevem nespokojenosti občana nebo zaměstnance s průtahy nebo nesprávným postupem při vyřizování jeho záležitosti.
2) Oznámením se rozumí podání, které je projevem iniciativy zaměstnanců a občanů, a obsahuje konkrétní upozornění na nezákonnosti, nedostatky a nesprávnosti v činnosti orgánů a organizací a v jednání jejich zaměstnanců.
3) Podnět je projevem tvůrčí iniciativy zaměstnanců a občanů, případně jejich zájmových organizací, který aktivně a ve výlučném nebo převažujícím rozsahu přispívá k zlepšení dosavadního stavu a upozorňuje na možnost nového řešení určité otázky.
4) Peticí se rozumí taková žádost, návrh či stížnost ve věcech veřejného nebo jiného společného zájmu, kterou má právo se každý občan sám nebo společně s jinými na základě shromážděných podpisů obracet na organizaci o sdělení stanoviska.
5) Při rozlišování podání se důsledně vychází ze zásady, že není rozhodující, jak jej stěžovatel označí, ale podle charakteristiky, která je pro dané podání typická. Přitom rozdíl mezi stížností na jedné straně, a oznámením a podnětem na straně druhé, je třeba spatřovat především v tom, že v druhém případě se nejedná v těchto podáních o zájem jednotlivce, ale převážně o zájem státu, společnosti a organizace.
Článek III
Přijímání a evidence stížností
1) Pro usnadnění podávání stížností, podnětů, oznámení a peticí
( dále jen "stížností" ) musí být na každé fakultě a zařízení UP zveřejněno vhodným způsobem místo pro přijímání stížností.
2) Příjem a evidenci stížností došlých na fakulty a zařízení UP jsou povinny zajišťovat sekretariáty děkanů fakult a ředitelů zařízení UP. Příjem a evidenci stížností došlých přímo na Rektorát UP provádí kontrolní útvar RUP.
Článek IV
Vyřizování stížností
1) Za správné a včasné vyřízení stížností v souladu s Vyhláškou zodpovídají děkani fakult, resp. ředitelé zařízení UP, pokud nepostoupí stížnosti k řešení přímo kontrolnímu útvaru RUP.
2) Podanou stížnost je povinen šetřit bezprostředně nadřízený zaměstnanec nebo orgán fakulty a zařízení UP. Stížnost nelze pstoupit zaměstnanci nebo orgánu fakulty a zařízení UP, proti kterému přímo směřuje.
3) V případě nepřítomnosti zaměstnance fakulty nebo zařízení UP odpovědného za přijímání stížností je i nepříslušný zaměstnanec fakulty nebo zařízení UP povinen převzít písemnou stížnost a zajistit její evidenci, nebo v případě osobního podání stížnosti sepsat záznam a opět zajistit evidenci.
4) Sekretariáty fakult a zařízení UP musí vést od jiné došlé pošty oddělenou, samostatnou evidenci všech písemně došlých a osobně podaných stížností. Evidence musí obsahovat následující závazné údaje:
a) datum podání, tj. den, kdy stížnost došla na sekretariát fakulty či zařízení UP nebo byla osobně převzata od stěžovatele,
b) jméno, příjmení a adresa stěžovatele, nejde-li o podání anonymní,
c) označení organizace příp. osoby, proti které stížnost směřuje,
d) předmět stížnosti, tj. věcné hledisko pro hodnocení obsahu a charakteru stížnosti,
e) kdy a komu byla stížnost předána k prošetření nebo vyřízení,
f) potvrzení příjmu stížnosti stěžovateli s vyjímkou osobního podání stížnosti nebo v případě, kdy je stížnost vyřízena ve lhůtě 10 dnů,
g) výsledek šetření, tj. zda-li byla stížnost oprávněná, částečně oprávněná nebo neoprávněná,
h) opatření přijatá k zaj ištění nápravy a kontrola jejich realizace,
i) datum vypracování zprávy o vyřízení stížnosti,
j) seznámení stěžovatele s výsledky a ukončením šetření, tj. datum.
5) O osobních ústních stížnostech, které nelze vyřídit ihned při jejich podání, musí být pořízen písemný záznam. Záznam musí obsahovat tyto náležitosti:
- datum,
- jméno a adresa stěžovatele,
- stručný obsah s uvedením všech důležitých údajů pro objektivní posouzení,
- jméno a podpis zaměstnance, který záznam sepisoval,
- podpis stěžovatele.
6) Na vyžádání předá sepisující zaměstnanec fakulty nebo zařízení UP stěžovateli kopii záznamu o osobním podání stížnosti.
7) K zabezpečení správného vyřízení stížností je nutno vždy vycházet z obsahu podání bez zřetele k tomu, jak stížnost pisatel nazve, a bez zřetele na to, kdo ji podal a proti komu směřuje.
Článek V
Anonymní stížnosti a jejich vyřizování
1) Fakulty a zařízení UP jsou povinny přešetřovat a vyřizovat nejen podepsané, ale i anonymní stížnosti.
2) Všechny došlé anonymní stížnosti a oznámení je třeba zaevidovat do evidence stížností, a to ve všech ukazatelích, jako ostatní evidovaná podání. Namísto jména, příjmení a adresy stěžovatele se výrazně označí, že se jedná o anonymní stížnost.
3) V případě, že některé stížnosti se až po zaevidování v průběhu šetření ukáží jako anonymní, zpravidla po vrácení potvrzení příjmu stížnosti jako nedoručitelné zásilky či sdělením jmenovitě uvedeného občana nebo zaměstnance, že stížnost neposlal, označí se podání v evidenci jako anonymní dodatečně.
4) V případě, že anonymní podání je natolik nekonkrétní, nepodávající dostatek údajů k samotnému zahájení šetření nebo se jedná o natolik obecnou a neadresnou kritiku, na kterou by bylo možno reagovat opět jen všeobecně, rozhodne děkan fakulty resp. ředitel zařízení UP, že určité anonymní podání nebude prošetřováno. Ke každé takové anonymní stížnosti se přiloží rozhodnutí spolu s příslušným zdůvodněním, proč věc nebyla šetřena a vyřizována.
Článek VI
Ústřední evidence stížností
1) Ústřední evidenci všech stížností za celou UP, tzn. i stížností došlých na fakulty a zařízení UP, zajišťuje kontrolní útvar Rektorátu UP.
2) Pro zajištění ústřední evidence stížností na UP jsou fakulty a zařízení UP povinny vypracovat dvakrát do roka, tj. do 15.1. a do 15.7. za předchozí pololetí každého kalendářního roku, zprávu o došlých, vyřízených a nevyřízených stížnostech, která bude obsahovat údaje obsažené v čl. IV. odst. 4 písm. a) až j), a tuto zaslat na kontrolní útvar RUP.
3) Fakulty a zařízení UP mají povinnost podat kontrolnímu útvaru RUP zprávu dle odst. 2 tohoto článku i v případě, že žádné stížnosti za dané období neobdržely a nevyřizovaly.
Článek VII
Závěrečná ustanovení
1) Ruší se směrnice rektora UP č. 11/95 ze dne 19.12. 1995 o zabezpečení ústřední evidence stížností, oznámení a podnětů na UP.
2) Tato směrnice nabývá platnosti a účinnosti dnem jejího vydání.
V Olomouci dne 19. ledna 2000
Prof.RNDr. Lubomír Dvořák,
CSc.
rektor UP